Kluczową rolę sprawnego obiegu informacji w firmie zna każdy kierujący. Trudno jest wyobrazić sobie pracę z podwładnymi bez możliwości efektywnego przekazywania własnych poleceń i decyzji. Równie ważne jest zapewnienie dwukierunkowego kanału komunikacji pomiędzy kierującym i podwładnym. W zależności od zakresu obowiązków managera, zmienia się waga i rodzaj wymienianych danych. Kierownik średniego szczebla częściej koncentruje się na zadaniach bieżących co objawia się większą ilością wymienianych informacji. Członek Top Managementu realizuje zadania kluczowe i strategiczne. Dane, które do niego docierają, mają znacznie większą wagę i często dotyczą najistotniejszych, z punktu widzenia firmy spraw. Oba przedstawione modele kierownicze i wynikające z nich metody przekazywania informacji ukryte są w każdej średniej i dużej organizacji. Z faktu ich istnienia zdają sobie sprawę związani z wewnętrzną budową firmy pracownicy. Co ma z tym wspólnego Internet a ściślej e-mail? Daje on możliwość nieco innego kształtowania kanałów wymiany informacji w przedsiębiorstwie. Postarajmy się omówić kluczowe, z punktu widzenia zastosowania wewnątrz firmy, funkcje komunikacji poprzez e-mail : 1. Dostarczenie bezpośrednio do adresata - wysłana wiadomość nie przechodzi przez kilka rąk, (np. kancelaria, sekretariat), trafia od stanowiska nadawcy do stanowiska odbiorcy. 2. Wszechstronność przekazu - przesyłka może zawierać tekst, grafikę, głos, film video. Ilość informacji jest zależna od warunków technicznych, które dają coraz większe możliwości. 3. Elektroniczna forma - wiadomość przypomina zwykły list, tworzony jednak bez użycia papieru. Nadawca nie potrzebuje pióra lub długopisu - korzysta z klawiatury i monitora. 4. Pełne dokumentowanie - przemieszczające się informację są automatycznie zaopatrywana w datę nadania i odbioru, trafiają do elektronicznych kartotek nadawcy i odbiorcy. Dzięki temu mogą być łatwo przechowywane, sortowane i wyszukiwane. 5. Automatyczne doręczenie - nadawca, od momentu wysłania wiadomości nie martwi się o jej doręczenie, obowiązek przesłania spoczywa na systemie informatycznym przedsiębiorstwa. Dostarcza on przesyłkę w czasie do kilku minut. 6. Nieograniczony zasięg - wiadomość może dotrzeć do odbiorcy znajdującego się w dowolnym miejscu firmy lub świata, nadawca nie musi wiedzieć gdzie znajduje się adresat. 7. Dowolna liczba odbiorców - elektroniczny list może być zaadresowany do jednego lub pięciuset odbiorców, nie ma to związku z kosztami i czasem jego wysyłki - zawsze jest on taki sam.

Przedstawione funkcje sprawiają, że korzystanie z e-mail daje dobre rezultaty w wypadku gdy : - Przekazywane dane dotyczą spraw o dłuższym okresie ważności. Jeśli wymagają natychmiastowej reakcji, powinny posiadać klauzulę potwierdzenia przez odbiorcę. - Odbiorcy potrafią poradzić sobie z szybką oceną wagi i zakresu otrzymanej wiadomości i nie mają skłonności do szczegółowego czytania wszystkiego co trafia do ich skrzynki pocztowej. - Użytkownicy wiedzą jak obsługiwać swoją skrzynkę pocztową i sprawnie korzystają z klawiatury i monitora. - Nadawcy wysyłają wiadomość wyłącznie do zainteresowanych, nie przesyłają ich "na siłę" wszystkim odbiorcom. Wariantów zastosowania komunikacji elektronicznej poprzez e-mail jest wiele. Dogłębna analiza potrzeb przedsiębiorstwa zakończona podjęciem właściwych decyzji może sprawić, że większość w/w funkcji poczty elektronicznej będzie pracować na jego korzyść. Obserwacja wielu firm przeczy jednak zjawisku powszechnego, globalnego wykorzystania wewnętrznej komunikacji elektronicznej. Z czego to może wynikać ? Po pierwsze - stan wiedzy decydentów. Wprowadzenie i efektywne stosowanie tej dziedziny Internetu, zawsze związane jest z akceptacją rozwiązań logicznych i powstających kosztów. Brak znajomości funkcji i możliwości utrudnia lub uniemożliwia właściwie porównanie efektów z nakładami. Doradztwo działu informatyki rzadko wykracza poza sferę rozwiązań sprzętowych i często nie może objąć całej logistyki przepływu informacji w firmie. Sama decyzja rozpoczęcia "nowej drogi" nie wystarcza, potrzebne jest okresowe dostosowywanie rozwiązań do istniejących oraz zmieniających się warunków. Po drugie - wymagania techniczne. Efektywne zastosowanie komunikacji elektronicznej wymaga rozwiniętej infrastruktury informatycznej, duże znaczenie ma tu wskaźnik liczby komputerów do ilości pracowników umysłowych. Firma, w której nie wszyscy nadawcy i odbiorcy posiadają własne stanowiska komputerowe, może tylko częściowo wykorzystywać zalety e-mail. Po trzecie - użytkownicy. Od nich zależy w ostatecznym rozrachunku efektywność działania elektronicznej komunikacji. Młoda i energiczna grupa użytkowników znacznie szybciej zaadoptuje zdobycze techniki niż będący w wieku średnim, posiadający długoletnie przyzwyczajenia starsi pracownicy. To właśnie użytkownicy, a ściślej ich gotowość do stosowania nowych rozwiązań stawia kropkę nad "i" procesu uruchomienia i użytkowania komunikacji poprzez e-mail. Komunikacja elektroniczna zmieniła i zmienia obraz współczesnych przedsiębiorstw. Czy obejmą one większość firm - przekonamy się w ciągu najbliższych lat. Gdańsk, listopad 1999